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La tabla de la priorización: una guía para planificar y organizar tus tareas

El tiempo es la nueva moneda, tanto en la vida personal como en la profesional. Quien tiene tiempo, o simplemente lo sabe utilizar de forma correcta, es más rico en términos de calidad de vida. Gestionar el tiempo es imposible, porque supondría controlarlo. Nadie es capaz de ralentizar el tiempo o bloquearlo así que….¡simplemente podemos elegir qué hacer con ello y por dónde empezar!

¿Cuántas veces has pensado simplemente “no llego”? Saber priorizar, después de haber elegido lo que hacer con el tiempo que tenemos a nuestra disposición es una de las fases, según mi modelo, del utilizo consciente del tiempo.

Para una organización la capacidad de sus empleados de saber priorizar es fundamental a la hora de ser efectivos.

Los empleados que usan el tiempo de la forma correcta son más productivos, eficientes y consiguen llegar a sus deadlines más frecuentemente y fácilmente. La capacidad de priorizar las tareas y de darle un valor, te puede ayudar a bajar el estrés. Reconociendo lo que tendrás que hacer con prioridad y lo que puedes procrastinar. te ayuda a reducir el estrés porqué sentirás que tienes el ‘control de tu tiempo’.

7 consejos prácticos para organizar tu tiempo y gestionar tareas

1. Hazte una to-achieve-list en vez que una to-do-list

La mayoría de las veces has escuchado sobre la importancia de hacer una to-do-list, o sea un listado de tareas que tendrás que hacer en el día o en un tiempo definido. ¿Y qué tal si cambias las tareas por los resultados que quieres alcanzar? Cuando priorizamos nuestro trabajo en función de los resultados eliminamos todas aquellas tareas inútiles y nos enfocamos naturalmente a lo que nos acerca al objetivo. Prueba a hacer un listado de tus objetivos del día o de la semana y planifica tus acciones al respeto.

2. Identifica el impacto

Todo es importante. ¿Cuántas veces lo has escuchado? Tengo una buena noticia para ti. No es así. En el día a día de trabajo es fácil estar en el medio de la ola de trabajo sin reflexionar lo suficiente en lo que es importante o no. Sin embargo el día antes de irnos de vacaciones tenemos cerrar todos los temas pendientes y muchas veces lo conseguimos reconociendo las cosas criticas. Identifica el impacto pensando que mañana estas de vacaciones y no podrás acceder a tu correo electrónico o tus sistemas. ¿Que es lo que no dejarías sin hacer?

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3. Reconoce donde realmente sirve una acción

Estamos ya acostumbrados a recibir muchos mails en un día, algunas con acciones efectivamente que tenemos que llevar a cabo, otras simplemente por nuestra información. Empezar por las que necesitan una acción de nuestra parte y tratar con menos urgencia las demás es un punto de partida muy útil.

4. Reconoce la urgencia efectiva

¿Tienes tu también aquel jefe o compañero que te pide todo con urgencia? La urgencia sigue la misma lógica que la importancia. No todo es urgente cómo no todo es importante. Evalúa la urgencia de un asunto estimando el tiempo que podría pasar antes que la falta de acción tenga un impacto negativo. Cuanto más este tiempo es reducido, más lo tendrás que meter en cima de tu agenda.

5. Calcula el esfuerzo que sirve

En los modelos clásicos de eficiencia no se tiene en cuenta el esfuerzo que se necesita para completar una tarea. Hay algunos quick wins que puedes alcanzar con muy poco esfuerzo y que pueden generar un impacto. Reconócelos y dale prioridad, porque te ocuparán poco tiempo y te harán ganar algo de forma inmediata.

6. Sé flexible

Por cuanto te planeas el día de trabajo, muy probablemente no todo se encajará cómo lo habías previsto. Al revés, es más fácil que tu agenda se vea interrumpida o cambiada constantemente. Priorizar es un proceso continuo, esta es la razón por la cual tener un listado puede ser útil, pero más necesario es tener el método en tu cabeza y aplicarlo de la forma flexible cuando necesario.

7. Sé honesto

¿Qué entra el priorizar con el ser honesto? No digas a todo que sí. No podrás. Construye tu agenda priorizada en base a lo que verdaderamente podrás alcanzar o trabajar. Es mejor saber las posibilidades reales al principio y planear de consecuencia.

La tabla de Priorización Consciente

La teoría es útil, pero ahora cómo la puedes aplicar en un trabajo donde constantemente se te dice que todo es urgente e importante? Aquí tienes un modelo que he construido para que te ayude en priorizar.

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Reflexiona siempre sobre cuanto es alto el impacto, la urgencia, el esfuerzo que supone y si verdaderamente necesita una acción de tu parte o solo una verifica. La tabla te ayudará idealmente a dar un orden a tus tareas (números de 1 a 6), a saber cuando vigilar (lupa), a valorar con cuidado si necesita tu atención (símbolo de atención) y a no gastar tiempo en ello (acceso prohibido).

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