Dormire e lavorare hanno a che fare l’uno con l’altro più di quanto sembri. Come il dormire, anche il lavorare è diviso in fasi.

Quando dormiamo passiamo attraverso 5 tappe e, per arrivare alla più profonda bisogna passare per tutte le fasi precedenti. Se ti svegli durante la notte, dovrai ricominciare le fasi del sonno da zero … Non puoi riprendere da dove eri rimasto.

Quando lavori succede la stessa cosa. C’è bisogno di un certo tempo per concentrarsi su un’attività e cominciare ad essere produttivi. Se qualcosa ti interrompe, succede come quando stai dormendo, non poi ricominciare esattamente da dove eri rimasto, ma devi inevitabilmente prendere tempo per tornare a concentrarti e ripartire.

Ora che lo sai, sarà più facile sviluppare strategie che ti permettano di raggiungere grandi obiettivi nella tua attività lavorativa.

Qui di seguito alcuni semplici consigli per non distrarti:

-Non aprire la mail prima di arrivare in ufficio.

Chissà quante volte ti è successo di arrivare in ufficio con un caffè in mano, aprire la mail e scoprire che la casella di posta è piena di messaggi non letti.

Così cominci a rispondere a una mail dopo l’altra e di colpo sono passate 3 ore, il caffè ormai è freddo e non hai ancora cominciato ad occuparti delle cose che avevi pianificato di fare.

Quando apri la mail senza un obiettivo chiaro è abbastanza probabile che ti succeda qualcosa di simile.

Un trucco, può essere quello di considerare la lettura delle mail come un momento specifico nella tua giornata, che va pianificato e gestito come tutte le altre attività.

Credimi che se qualcuno ha qualcosa di urgente da comunicarti non esiterà a chiamarti al telefono o ad arrivare direttamente correndo alla tua postazione.

– Togli le notifiche alle mail in entrata.

So che hai le notifiche attive solo in caso di urgenze, ma nel momento in cui controlli titolo della mail e il mittente, hai già interrotto il tuo flusso di lavoro e perso la concentrazione. Te lo ripeto un’altra volta, se è qualcosa di urgente ti troveranno il modo di fartelo sapere!

– Alterna momenti di lavoro intensi con pause di pochi minuti, adeguandole al tuo ritmo di lavoro.

Puoi, per esempio, provare con il “Metodo Pomodoro”: dividi il tempo in periodi di 25 minuti, separati da pause di 5 minuti da dedicare al riposo. Quando arrivi a 4 periodi di 25 minuti, fai una pausa più lunga, di 15 minuti circa.

Devi proteggere quei 25 minuti da qualunque tipo di distrazione, come se ne andasse della tua stessa vita. Non guardare la mail, metti il telefono in modalità silenziosa e, se puoi, mettiti gli auricolari o avvisa i tuoi colleghi che sarai in un pomodoro e che, se non è urgente, che per favore nessuno ti disturbi. 

– Sii determinato. Impara a dire no e a rispettare i tuoi limiti.

Non puoi essere sempre a disposizione degli altri e trascurare le tue attività. Siamo sinceri, la maggioranza delle “cose da fare ieri” non si fanno fino al giorno dopo, però tutti tendiamo a volere tutto e subito.

Rispetto all’essere determinato ci sono diversi consigli che puoi mettere in pratica:

• Se ti chiedono qualcosa e non ti dicono per quando lo vogliono, o semplicemente ti dicono che lo vogliono “asap”, proponi tu una data che per te sia fattibile.
• Se qualcuno ti chiama al telefono però ti trovi a metà di un’attività non rispondere o se proprio devi rispondere, chiedi se è possibile richiamarti più tardi.
• Se ti chiedono qualcosa di impossibile, spiega perché non si può fare e proponi una soluzione. In molte occasioni le persone ti chiedono qualcosa subito perché non sanno cosa implica farlo, e una volta spiegato cambiano completamente prospettiva.

Sicuramente starai pensando che ci sono delle cose che non si possono fare nel tuo ambiente lavorativo… Ma sono cose che realmente non puoi fare o semplicemente hai paura delle conseguenze o di quello che potrebbero pensare i tuoi colleghi?

Da manager ho messo in pratica tutti questi consigli. A quel tempo il mio principale mezzo di comunicazione era la mail. Ricevevo più di 200 mail al giorno, perché il 90% dei miei contatti erano fuori dal mio ufficio.

Non c’è bisogno di fare tutto in una volta, comincia da una attività non troppo grande, mettiti in azione e vedrai che riuscirai a raggiungere tutti i tuoi obiettivi!