El sueño y el trabajo están más relacionados de lo que puede parecer a primera vista. Tanto dormir como trabajar está dividido en fases.
Pasamos por cinco etapas cuando dormimos, y para llegar a las más profundas primero hay que pasar por todas las anteriores. Si te despiertas en mitad de la noche, tienes que volver a empezar de cero, no puedes retomarlo donde lo dejaste.
Cuando trabajas sucede lo mismo. Se necesita de cierto tiempo para concentrarte en una tarea y comenzar a fluir con ella. Si algo te interrumpe, pasa como con el sueño, no puedes retomarlo donde lo dejaste, si no que te llevará un tiempo volver a concentrarte.

Ahora que sabes esto, verás que es especialmente relevante que desarrolles todas las estrategias que estén en tu mano para cumplir metas y objetivos en el trabajo

Aquí tienes algunas cosas fáciles de implementar:
-No abras el email nada más llegar a la oficina.
Quizá te ha pasado que llegas por la mañana café en mano, abres el e-mail y tienes la bandeja de entrada a rebosar.
Te pones a contestar e-mails, enlazando unos con otros y cuando te das cuenta han pasado tres horas, tienes el café helado y no has hecho nada de lo que querías hacer a primera hora.
Cuando abres el email sin un objetivo claro, es bastante probable que te pase algo similar.
Prográmate horas concretas para mirar el email y pasa a considerarlo como una tarea más. Créeme que, si alguien tiene algo muy urgente, te freirá el teléfono o irá corriendo a tu sitio para solucionar el problema.
–Quita la notificación de correo entrante. Ya, ya lo sé, la tienes solo es por si hay algo urgente.
En el momento que miras el asunto del email y el remitente en la ventanita, ya has desconectado de la tarea que estabas haciendo y perdido tu concentración. De nuevo, si es algo urgente, te freirán el teléfono.
–Crea momentos de trabajo intensivo alternándolos con pequeños descansos, adecuándolos a tu ritmo de trabajo.
Puedes por ejemplo probar con el ‘Método Pomodoro’: divide el tiempo en periodos de 25 minutos, separados por pausas de 5 minutos dedicadas al descanso. Cuando lleves 4 periodos de 25, haces una pausa más larga, de unos 15 minutos.
Tienes que proteger esos 25 minutos de cualquier tipo de distracción como si te fuera la vida en ello. No mires el email, quítale el volumen al teléfono y, si puedes, ponte los cascos o avisa al equipo de que te metes en un pomodoro y que, a no ser que sea muy urgente, por favor que no te moleste nadie.

Practica la asertividad. Aprende a decir no y a respetar tus límites.

No puedes desvivirte continuamente por los demás y convertir en urgencias todo lo que te piden excepto lo tuyo. Seamos sinceros, la mayoría de los “para ayer” no se miran hasta pasado mañana, pero tenemos todos la tendencia de pedir las cosas para ya.
Respecto a la asertividad, hay varias cosas que puedes poner en práctica:
-Si te piden algo y no te dicen para cuándo lo quieren, o simplemente te dicen que para cuanto antes mejor, propón tú un día que para ti te sea factible.
-Si alguien te llama por teléfono pero estás en mitad de algo o no lo cojas y llama cuando termines lo que estás haciendo o descuelga y pregunta si puedes devolver la llamada en 10 minutos.
–Si te piden algo que es imposible hacer, explica por qué no se puede hacer y propón una solución. En muchas ocasiones la gente te pide algo para ya porque no sabe lo que implica hacerlo, y cuando lo explicas cambia totalmente la perspectiva.
Puede ser que pienses que hay algunas cosas que es inviable que puedas hacer por tu tipo de trabajo.
¿Realmente no puedes o te da miedo hacerlas por lo que puedan pensar los demás?

Yo puse en práctica todas y cada una de ellas en mi época de mánager. En ese momento mi medio de comunicación principal era el email -recibía unos 200 emails al día- porque el 90% de mis contactos estaban fuera de mi oficina.
No hace falta que hagas todo a la vez, escoge una tarea pequeña, ponte en acción y ¡cumple metas y objetivos en la oficina!